Organisera för säkerhet, effektivitet och kvalitet

Hur arbetet organiseras har stor betydelse för produktivitet och kvalitet men också för trivsel och risken att drabbas av arbetsolyckor eller arbetssjukdomar. Insatser som förbättrar effektiviteten i organisationen eller ökar medarbetarnas trivsel kan öka effektivitet och lönsamhet mycket mer än en ny maskin.

Känsla av sammanhang

Det finns många sätt att beskriva vad som är en god organisation. Ofta sammanfattar man det med att i en hälsosam organisation upplever människor en känsla av sammanhang. Man förstår verksamheten och uppsatta mål. Verksamheten och ens egna arbetsuppgifter upplevs som meningsfulla och begripliga. Man känner att man kan påverka sitt arbete.

Detta kan verka enkelt och självklart. I praktiken krävs det ett medvetet arbete för att alla anställda ska få en känsla av sammanhang och känna sig delaktig på arbetsplatsen.

Trivsel

Det är lätt att tro att trivsel handlar om att ha det mysigt på jobbet. Men trivsel på jobbet handlar om helt andra saker, som att:

  • Veta vilka uppgifter man har och vad som är målet med arbetet.
  • Ha resurser för att kunna göra ett bra arbete.
  • Få uppskattning för ett väl utfört arbete men också att få hjälp att förbättra sådant som behöver förbättras.
  • Ingå i en arbetsgemenskap där man samarbetar mot ett gemensamt mål.

Använd gärna Checklista om trivsel och arbetsklimat för att börja diskutera hur ni har det på er arbetsplats och hur ni kan förbättra trivsel och arbetsklimat.

Delaktighet och engagemang

Anställda som trivs och har en känsla av sammanhang, blir sannolikt också mer delaktiga och engagerade i verksamheten och bidrar till att utveckla verksamheten och företaget. Det finns stora fördelar både för anställda och för företaget att öka anställdas delaktighet och engagemang.

Kommunikation och tillit behövs för en väl fungerande organisation

Trivsel, känsla av sammanhang och delaktighet är inget som man kan organisera fram genom skriftliga direktiv eller rutiner. Det byggs upp över tid och utgår från att det finns en öppen och fungerande dialog på arbetsplatsen, att man lyssnar på varandra och hjälps åt. Då växer tilliten, trivseln, delaktigheten och engagemanget. Dialogen gör också att alla på arbetsplatsen lär sig mer om vad andra gör och om sammanhanget på arbetsplatsen. Det gör att anställda förstår sin egen roll bättre och kan bidra på ett ännu bättre sätt.

För att kommunikationen inom företaget ska fungera behövs mötesplatser och tillfällen då man kan prata med varandra om verksamheten och om det som är viktigt. Man behöver också utveckla ett bra sätt att prata om sådant som man har olika åsikter om eller som är konfliktfyllt.

Gemensamma värderingar och förhållningssätt

En bra bas för en väl fungerande arbetsplats kan vara att medvetet arbeta för att utveckla gemensamma värderingar exempelvis om hur arbetet ska fungera och vad som är överordnade mål. Dessa gemensamma värderingar kan preciseras exempelvis i policys och rutiner. Fördelen med sådana gemensamma överenskommelser och riktlinjer är att de underlättar arbetet och tydliggör för anställda vad som gäller. Denna tydlighet kan bidra till att minska stress och öka trivseln.

Ledarskapets betydelse

Ledarskapet behöver anpassas efter situationen och efter de personer man ska leda. Ibland behöver ledaren främst vara coach, ibland den som tar obekväma beslut och bestämmer. Man kan vara bra chef på många olika sätt. Bra chefer har dock en del gemensamt.

  • Ett bra ledarskap är vanligtvis ett tydligt ledarskap.
  • Tydliga mål för verksamheten och för anställda.
  • Tar ansvar för att det finns resurser för att kunna göra ett bra arbete.
  • Respekt för anställda och för att anställda är olika.
  • Chefens beslut och agerande uppfattas som begripligt och rättvist.
  • Fungerande kommunikation med anställda och information om sådant som är viktigt för anställda att känna till.

Information och utbildning

I alla företag förändras verksamheten. Nyanställda kommer in i företaget. Verksamheter kan organiseras om och anställda kan få nya arbetsuppgifter. Nya maskiner och ny utrustning köps in och nya arbetsmetoder introduceras. Alla dessa förändringar innebär att anställda behöver lära nytt.

Det är inte ovanligt att man lär sig själv genom att göra, till exempel genom att börja använda en ny maskin. Ofta är det betydligt effektivare att satsa på en genomtänkt information eller utbildning. Då kan man undvika att lägga tid på misstag och att försöka förstå hur man ska göra och istället göra rätt från början.

Det kan vara bra att ha en genomtänkt plan för i vilka sammanhang information och utbildning är särskilt viktigt att planera in, exempelvis:

  • Nyanställda. Finns en plan för hur de introduceras på arbetsplatsen och till sina arbetsuppgifter?
  • Nya arbetsuppgifter.
  • Arbete vid nyinköpta maskiner.
  • Nya processer och arbetsmetoder.

Organisera för att undvika ensidigt arbete och korta arbetscykler

Svetsning kan innebära ensidigt arbete till exempel om man svetsar stora serier av likartade produkter. Speciellt stor risk för arbetsskador är det om cykeltiderna är korta. För att minska risken för belastningsskador kan man se över organisationen av arbetet så att det inte blir så ensidigt.

  • Går det att växla om med andra arbetsuppgifter, så att belastningen på kroppen blir varierad?
  • Går det att öka cykeltiderna?
  • Går det att ta paus tillräckligt ofta och är pauserna tillräckligt långa, så att arbetet inte blir alltför ensidigt eller bundet?
  • Går det att automatisera några arbetsuppgifter?

Undvik stress

Hur stressigt ett arbete blir, beror bland annat på hur arbetet organiseras. Det finns mycket man kan göra för att minska stressen i arbetet, till exempel:

  • Se till att det är balans mellan ansvar och krav i arbetet och att anställda har tillräckliga resurser för att kunna klara kraven.
  • Tydligt ledarskap.
  • Stöd av tydliga rutiner och policys.
  • Kraven i arbetet är tydliga och inte motstridiga.
  • Tydlig och relevant information om vad som händer på arbetsplatsen.
  • Att man får vara delaktig och ha inflytande på sitt eget arbete men också får känna sig delaktig i arbetsplatsen och dess utveckling.
  • Att man ges möjlighet till sådan utbildning och utveckling som behövs för att man ska klara sina arbetsuppgifter.
  • Att man får återkoppling om sitt eget arbete.

Människor är olika

Det finns tydliga regler i arbetslivet om att människor inte får diskrimineras exempelvis på grund av kön, etnicitet, sexuell läggning och könsidentitet, ålder, funktionsnedsättning eller religion eller annan trosuppfattning.

I praktiken innebär detta att organisationen ska anpassas efter människors förutsättningar och behov, inte efter om de exempelvis är män eller kvinnor. Människor är olika. Det innebär exempelvis att en del är utåtriktade och pratar mycket. Andra tänker först innan de någon gång säger något. En bra organisation tar vara på människors styrkor och kompenserar på olika sätt för svagheter.